Checkliste für die Budget Planung

Wer seine IT-Infrastruktur um Cloud-Ressourcen erweitern möchte – sei es in Form der private, public oder hybrid Cloud – stellt schnell fest, dass diese Umstellung auch eine Neuausrichtung des IT-Budgets erfordert – insbesondere die betriebswirtschaftliche Bewertung von Cloud Computing. Die Kostenrechnung von Cloud Services folgt anderen Regeln als die von On-premises-Architekturen.
Aus unseren Projekten mit unterschiedlichen Kunden haben wir gelernt, dass bei der Planung von Cloud Projekten der Impact auf das IT Budget unterschätzt wird. Wir möchten hier unsere Erfahrung mit Ihnen teilen und dabei helfen diese Hürden zu meistern. Lesezeit: 8 Minuten

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Aus Investitionskosten werden Betriebskosten

CAPEX to OPEX Shift

Der zentrale Unterschied zwischen On-premises-Architekturen und Cloud Services ist der Unterschied zwischen CAPEX und OPEX . Bei der Nutzung von Cloud Services fällt die Ownership, also der Besitz, weg. Extern produzierte Cloud Services besitzt man nicht, sondern bezieht sie wie Strom aus der Steckdose. In der Buchhaltung schlägt sich das in Verlagerung von Kapitalkosten zu Betriebskosten nieder.
Der Planungshorizont von IT-Budgets umfasst meist zwölf Monate und die Planung erfolgt in der Regel mehr als sechs Monate im Voraus. Man sollte sich also früh über diese Umstellung im Klaren sein, um nicht vom Budget festgenagelt zu werden.

Cloud Kosten berechnen

Total Cost of Ownership

Das wohl bekannteste Modell, um sich direkten und indirekten Kosten von Investitionen in der IT anzunähern, ist Total Cost of Ownership (TCO). Dieses Konzept wurde 1987 von Bill Kirwin, dem damaligen Research Director von Gartner, für Microsoft entwickelt. Neben den offensichtlichen Kosten einer Anschaffung (z. B. Kaufpreis) beinhaltet TCO auch indirekte Kosten (z. B. Schulungsmaßnahmen). Microsoft benutze es in den 90er Jahren, um Entscheidungsträgern in Unternehmen den Vorteil von PCs im Vergleich zu großen vollständig verwalteten und geleasten Maschinen von IBM aufzuzeigen.

TCO und Cloud sind nicht kompatibel

Mit einer Total Cost of Ownership Rechnung soll die zentrale Frage beantwortet werden: Was kostet mich die Auslagerung meiner IT Infrastruktur? Wie sind diese Kosten im Vergleich zu einem Rechenzentrum vor Ort? In welchem Maße unterscheiden sich meine zukünftigen Kosten bei verschiedenen Cloud-Anbietern? Wie bereits erwähnt, werden wir hier mit einem Problem konfrontiert: Ownership. Cloud Services sind immateriell. Ich bin nicht der Besitzer eines physischen Gutes. Cloud Services mit Hilfe von TCO zu evaluieren ist, als wolle man eine Schraube mit einem Hammer in die Wand schlagen. Mit genug Kraft und Schweiß wird man die Schraube wahrscheinlich in der Wand versenken können, aber das Ergebnis wird wenig Genauigkeit haben und von kurzer Dauer sein. Der Hammer beziehungsweise TCO ist schlicht und ergreifend das falsche Werkzeug.

Total Cost of Service

Auch dem Urheber des TCO-Konzeptes, Bill Kirwin, ist dieses Licht aufgegangen. Um mit den technologischen Veränderungen, mit denen uns Cloud Computing und Big Data konfrontieren, Schritt zu halten, hat er daher 2015 die nächste Generation der TCO präsentiert: Total Cost of Service (TCS). Aufgrund der Jungfräulichkeit dieses Konzepts liegen uns noch keine Berechnungen im Detail vor. Laut Alinean Inc., zwischenzeitlich ebenfalls Heimat von Mr Kirwin, berücksichtigt TCS Kosten für SLAs, Schnelligkeit, Flexibilität, Skalierbarkeit, Elastizität, Beweglichkeit und Risiko. TCS basiert auf der Höhe des Servicevolumen (TCO basiert auf Vermögenswert), ist verbrauchsgetrieben (TCO ist ressourcengetrieben) und OPEX-zentrisch (TCO ist investitionszentrisch, also CAPEX).

Return on Investment

Es reicht nicht aus, lediglich auf die Kosten zu schauen, um eine Entscheidung im IT-Management zu treffen. Daher ist der Return on Investment (ROI) eine essentielles Konzept. Denn ROI ermöglicht sowohl die Kosten als auch die erwarteten Vorteile und Nutzen eines Projektes über einen definierten Zeitraum zu beziffern.
Die Vorteile der Cloud sind Benutzerfreundlichkeit, niedrige Investitionskosten, Remote-Access-Funktionen von mehreren Standorten aus, höhere Sicherheit, Skalierbarkeit, optimierte Ressourcennutzung und die Flexibilität auf Veränderungen rasch reagieren zu können.
Aber auch hier offenbart sich wieder das Problem des Besitzes. Denn Investitionen beziehen sich auf Güter, die in das Betriebsvermögen eingehen, bei Cloud Services handelt es sich aber um Betriebskosten.

Checkliste für das Cloud IT Budget

1	TCO & ROI in Bezug auf Cloud verstehen
2	Den Controller von Anfang an aktiv einbeziehen
3	IT Service für die Cloud identifizieren
4	Cloud Roadmap erstellen
5	IST Kosten überprüfen (Kostenträger Rechnung)
6	TCO, ROI berechnen
7	Planung der Transformation Capex zu Opex
8	Planungs- Horizont definieren
9	Loslegen

Das IT Budget transformieren

Ein solider Business Case

Wenn Sie dem Management Ihren Business Case präsentieren, tappen Sie nicht in die Falle sich auf erhoffte kurzfristige Gewinne durch Cloud Computing zu stürzen. Es gibt nur wenige Cases, in denen die zuvor genannten Vorteile der Cloud einen enormen Wertzuwachs für den angebotenen Service darstellen. Zum Beispiel, weil neue Dienstleistungen erschlossen werden können, denen kein On-premises-Pendant gegenübersteht.
Hier sei der Use Case von Netflix erwähnt. Die Online-Streamingplattform ist starken Ausschlägen in ihren Besucherzahlen unterlegen. Dieses Anforderungsprofil lässt sich nur schwer im heimischen Rechenzentrum abbilden, soll nicht die Hälfte der Server über große Strecken unbenutzt bleiben oder bei außergewöhnlich vielen Anfragen in die Knie gehen. Mit der Cloud lassen sich solche Schwankungen jedoch leicht bewältigen.

Cloud TCO und Cost Calculator nutzen

Für die Kostenschätzung ihrer Angebote haben einige Cloud Provider TCO-Rechner entwickelt. Mit Hilfe dieser Rechner können Sie basierend auf Ihren Compute-, Storage- und Networkanforderungen die TCO einer On-premises-Infrastruktur mit der einer Cloud-Lösung vergleichen. Wie bereits erwähnt, bleiben dabei jedoch viele Vorteile des Cloud-Angebots unbeachtet. Hier finden Sie den TCO-Rechner von Amazon Web Services und von Microsoft Azure .
Wir sind uns durchaus der Ironie bewusst, hier einen TCO-Rechner vorzustellen, wo wir das Konzept eben noch als unfruchtbar verunglimpft haben. Die Rechner geben lediglich auf der On-premises-Seite TCO aus, die Kostenaufstellung der Cloud ähnelt viel mehr einer TCS-Analyse. Aber noch ist eben TCO der reißerischere Titel.

Transformation des IT Budget

In der Regel basieren IT-Budgets auf der mittelfristigen Planung. Wie bereits beschrieben umfasst der Planungshorizont zwölf Monate. Die Budgetplanung erfolgt in der Regel mehr als sechs Monate vor Beginn der Budgetperiode. Der entscheidende Unterschied beim Budgetierung von Cloud Computing ist, dass Kapital-Finanzierung durch Betriebskosten ersetzt wird. Und das in der richtigen Größe zur richtigen Zeit.
Die Herausforderung zu Beginn der Reise in die Cloud ist, das erwartete OPEX-Budget, das in der nächsten Budgetperiode benötigt wird, zu schätzen. Gleichermaßen muss die CAPEX-Reduktion geplant werden, die mit der OPEX-Finanzierung einhergeht.

In einer idealen Welt hätten wir einen detaillierten Überblick über die IT-Kosten eines Dienstes basierend auf den Kosten der eingesetzten Vermögenswerte und Arbeitskraft. Jedoch haben in der realen Welt nicht einmal große Unternehmen einen Kostenträger für ihre internen IT-Dienstleistungen aufgestellt.
Zusätzlich haben wir eine Menge an Vermögenswerten im Einsatz, bei denen die Möglichkeit besteht sie in der Cloud anzubieten. Diesen Vermögenswerten kommt keine Wertminderung zu. Die Entscheidung deren Benutzung vor Ablauf ihres finanziellen Endes einzustellen, verursacht Kosten.

Es entstehen Übergangskosten

Während der Migration in die Cloud ist es notwendig die On-premises-gehosteten Dienste weiterhin anzubieten, wodurch zusätzliche Übergangskosten in Kauf genommen werden müssen. Kurzfristige Gewinne durch eine Umstellung der IT-Infrastruktur auf Cloud Computing finden sich nur in wenigen Fällen, bei denen neue Services erschlossen werden, denen kein On-premises-Pendant gegenübersteht. Oder aber in Use Cases wie dem von Netflix, bei dem Vorteile der Cloud wie Agilität, Flexibilität und weitere bereits einen enormen Wertzuwachs für den angebotenen Service darstellen. Im Fall von Netflix waren Kosteneinsparungen durch Cloud-basierte IT also zweitrangig.

Dein Freund – der Controller

Um die komplexe Umstrukturierung des Budgets, insbesondere die Verschiebung von CAPEX zu OPEX, erfolgreich an die IT-Abteilung zu kommunizieren, ist die Unterstützung der Buchhaltung unabdingbar. Es erscheint mir am sinnvollsten diesen Wandel in Form eines kontrollierten Projekts, begleitet von einem starken Mandat der Geschäftsleitung, durchzuführen. In diesem Projekt könnte die Etablierung einer Kostenträgerrechnung zur Grundvoraussetzung für weitere Entscheidungen auf dem Weg zur Cloud-basierten IT werden.

Tipp: Free Tier und Test Angebote von Cloud Providern

Viele Cloud-Anbieter stellen Neukunden ein kostenloses Kontingent zur Verfügung. Das erlaubt es ein Gefühl zu bekommen, wie Cloud-Ressourcen benutzt werden und mit welchen Kosten man zu rechnen hat. Außerdem hat man immer die Möglichkeit Dienste zunächst in einer Testumgebung auszuführen. Natürlich sind damit längst keine verlässlichen Daten für die Realität geliefert, aber es ist ein Anfang.

Zusammenfassung

Die Transformation in die Cloud ist nicht damit getan, die technischen Hürden zu meistern und eine Cloud Governance einzuführen.
Planen und managen Sie ebenso Ihr IT Budget. Arbeiten Sie eng mit ihrem Controlling zusammen. Setzen Sie den angemessenen Planungshorizont für das Budget. Denken Sie auch an eine flexible Roll back Strategie – auch im Budget!
Viel Erfolg!

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